Voorbeeld Retailorganisatie

Retailers doen veel moeite om hun lokale winkels te ondersteunen met marketingmaterialen en toebehoren, maar met veel winkels, verschillende formule’s, meerdere doelgroepen en marketingcampagnes over verschillende productgroepen wordt dit een zeer complexe taak. Dankzij YEMO’s all-in-one marketingsoftware is het mogelijk om voor elk gewenste situatie, een passende oplossing te vinden.

Maak kennis met Sarah:

Sarah is Marketing Manager bij een middelgrote retail organisatie met meer dan 265 vestigingen, verdeeld over 2 landen (NL & BE). Per jaar worden er 14 campagnes ontwikkeld. Elke campagne moet worden doorvertaald naar de winkelvloer. Voor het creatieve gedeelte kan Sarah rekenen op steun van haar reclameburo. Voor de productie van Point-of-Sale materiaal en drukwerk heeft Sarah de beschikking over 2 verschillende leveranciers.

Verbeterpunten:

• Bestellingen worden in Excel per mail aan de verschillende leveranciers verstuurd
• Er gaat veel tijd verloren in het calculeren van prijzen, goedkeuring en bevestiging
• Artwork wordt separaat aangeleverd
• Er is veel „waste“ doordat alle vestigingen hetzelfde pakket ontvangen
• Het „nabestellen“ van items kost veel tijd omdat men hiervoor opnieuw de gehele „flow“moet doorlopen
• Deadlines worden soms niet gehaald, doordat opdrachten niet centraal worden bevestigd en men geen status updates kan raadplegen
• Omdat de data uit verschillende bronnen afkomstig is, is het lastig om het budget te bewaken en forecasts af te geven

Gewenste situatie:

• 1 omgeving waarop alle leveranciers zijn aangesloten en men online en realtime offertes kan aanvragen en bestellingen kan plaatsen
• Bij het berekenen van prijzen moet automatisch rekening worden gehouden met het desbetreffende store DNA. Wie mag wat ontvangen en in welke hoeveelheid.
• Artwork, Campagnenaam, PO nummer, volume en afleveradres moet automatisch aan elke opdracht worden meegegeven
• Status updates zijn online te raadplegen
• Een bestelling kan alleen worden gedaan, nadat Sarah daar goedkeuring voor heeft afgegeven
•  Via „Dashboarding“ moet men meer inzicht krijgen in kosten en budgetten

Creatie

Naast alle leveranciers, is ook de DTP studio op het platform aangesloten. Sarah kan nu eenvoudig een nieuwe briefing opstellen en via het platform communcieren over de voortgang, Eenmaal klaar, wordt het artwork aan de juiste order gehangen en als zodanig opgeslagen in de Database. Dit laatste is wenselijk voor het geval men een order wilt herhalen.

Bestellen

Van alle leveranciers heeft YEMO de producten en bijbehorende kostprijs calculaties ingeladen. Offertes kunnen real time worden berekend en opgevraagd. De winkels zijn geclusterd op basis van regio, oppervlakte en product assortiment. Mutaties in het winkel- of clusterprofiel worden online doorgevoerd en direct verwerkt. Ook is het mogelijk om winkels aan een campagne toe te voegen of juist uit te sluiten. Na het selecteren van de juiste materialen en winkels, kan Sarah tarieven opvragen en direct een PO nummer aan de opdracht meegeven.

Distribueren

Na het activeren van een campagne, worden alle taken automatisch uitgevoerd. De leverancier ontvangt de orderbevestiging, het PO nummer, het artwork/PDF en de bijbehorende verzendlijst. Sarah ontvangt tussendoor updates over de status van haar opdracht. Indien wenselijk kunnen de materialen op basis van loop- en rijroute’s worden geproduceerd, verpakt en uitgeleverd.

Rapportages

Doordat wij interne en externe data kunnen ontsluiten en combineren, is elke denkbare rapportage mogelijk. Het flexibel opgezette dashboard laat o.a. de kosten per campagne, per item, per leverancier en per filiaal zien. Ook heeft zij inzicht over de mancoregistratie en het voorraadniveau van producten die zijn opgeslagen op het Distributie Centrum. Ze kan aansturen op KPI’s en eenvoudig rapportages uitdraaien en budgetten bewaken.

Bijkomende voordelen:

De vestigingen hebben toegang gekregen tot een Marketing Portaal. Op dit portaal kunnen zij alleen producten bestellen die voor hun vestiging in aanmerking komen. Via een aanvullende Asset Management en Design module, kunnen de vestigingsmanagers zelfstandig prijskaarten aanpassen en artwork lokaliseren. Uiteraard geheel in overeenstemming met het Brandbook. Via een „approval“ workflow worden bestellingen pas in gang gezet, nadat Sarah’s afdeling daar goedkeuring voor heeft gegeven.